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What about digital?

Einführung der elektronischen Rechnung

09.03.2018
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Was besagt die neue EU-Richtlinie 2014/55/EU und die E-Rechnungs- Verordnung (E-Rech- VO)?

Ab dem 27.11.2019 greift in Europa für öffentliche Verwaltungen und Kommunen die Pflicht, elektronische Rechnungen nach EU-Richtlinie empfangen und medienbruchfrei verarbeiten zu können. In Deutschland soll die E-Rechnungs- Verordnung (E-Rech- VO) hierfür die Umsetzung des deutschen E-Rechnungs- Gesetzes regeln.

Konkret ausgedrückt sind Verwaltungen dann dazu verpflichtet, neben dem Empfang und der Verarbeitung auch die revisionssichere Speicherung von elektronischen Rechnungsdokumenten fristgerecht garantieren zu können. Um der nun verankerten Informationspflicht in vollem Umfang gerecht zu werden, ist zukünftig jede Verwaltung verpflichtet, innerhalb von vier Wochen Auskunft über Inhalt und Nutzung der Daten geben zu können.

Was bedeutet das für Sie?
Die korrekte und fristgerechte Ablage und Lieferung von Rechnungs-Dokumenten muss garantiert werden. Dies kann in aller Regel durch die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse und der damit verbundenen Nutzung eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) – einer datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente – sichergestellt werden.

 

UNSERE LEISTUNGEN

 

Aufnahme Ihrer Anforderungen

In einem detaillierten Austausch mit Ihnen und der Fachabteilung erörtern wir den Istzustand der Gegebenheiten für den Empfang und auch ganz besonders der Weiterverarbeitung von E-Rechnungen sowie interner Prozesse von Dokumenten in Ihrer Verwaltung.

Auswahl des geeigneten Systems

Wir erstellen Ihnen eine Übersicht aller für Sie geeigneten Dokumentenmanagement Systeme und zeigen Ihnen anhand einer Roadmap, wie unsere Handlungsempfehlungen für die kommenden Schritte aussehen und wie der Verwaltungsprozess bestmöglich digitalisiert werden kann.

Begleitung der Einführung

Maßgeschneidert auf ihre Bedürfnisse bieten wir Ihnen an, den Implementierungsprozess des ausgewählten Dokumentenmanagement Systems in ihrer Verwaltung zu begleiten. Durch den breiten Wissenstransfer ermöglichen wir eine sorgenfreie und verständliche Nutzung des neuen Systems.

 

Vorteile eines Datenmanagement-Systems


Revisionssichere Archivierung

Mit einem DMS werden alle Bearbeitungsschritte und die dazugehörigen Dokumente lückenlos nachvollziehbar. So sind Sie sicher aufgestellt und erfüllen die neue EU-Richtlinie.

Schneller Informationsfluss

Per Mausklick kann eine reibungslose und lückenlose Bearbeitung der Prozesse erfolgen. Durch ein zentrales DMS gelangt ein Schriftstück beispielsweise ohne Verzögerung direkt vom Posteingang in die jeweilige Fachabteilung.

Kurze Suchzeiten

Im DMS abgelegte Dokumente können umgehend per Eingabe einschlägiger Attribute ausfindig gemacht werden. Und das für alle befugten Mitarbeiter unabhängig der zugehörigen Abteilung oder des Standorts.

Sicherheit

Sie können genau bestimmen, welcher Nutzer Zugriff auf die jeweiligen Bereiche des DMS hat. So definieren rollenbasierte Zugriffsrechte den Handlungsspielraum genau und stellen sicher, dass jeder Nutzer den vorgesehenen Inhalt sieht. Zudem können Dokumente verschlüsselt werden und Sicherheitsbackups beugen etwaigem Schwund vor.

Papierarmes Büro

Dokumente unterschiedlichster Güteklasse müssen nicht mehr physisch archiviert werden, was jede Menge Platz spart und gleichzeitig der Umwelt zu Gute kommt. Durch den Einsatz eines DMS wird der Aufwand an Papier um bis zu 70% gespart.

 

FAZIT

Mit einem professionellen Dokumentenmanagement System können Sie nicht nur die ab 27.11.2019 in Kraft tretende EU-Richtlinie erfüllen, sondern Sie erreichen mit der Einführung auch noch eine Optimierung Ihrer internen Prozesse und das Heben von Effizienzen.

Kontaktieren Sie uns gerne, um weitere Informationen zu erhalten oder wenn Sie sich dazu unverbindlich mit uns unterhalten wollen.

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Sebastian Karger

Gründer und Geschäftsführer der Liquam GmbH

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