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So gelingt remote Management

08.12.2020
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Von einem Tag auf den anderen wurde unsere Welt auf den Kopf gestellt. Die Arbeitswelt, wie wir sie kannten, gibt es nicht mehr. Aufgrund der Corona-Pandemie haben viele Unternehmen ihre Arbeitswelt in den digitalen Raum verlegt. Mitarbeiter:innen arbeiten, dort wo es möglich ist, aus dem Home-Office. Dieser Umstand stellt Unternehmen vor völlig neue Herausforderungen. Wie gelingt die digitale Kollaboration? Wie schaffen es Führungskräfte, dass aus physischer Distanz keine soziale Isolation wird? Laut einer Umfrage des Digitalverbandes Bitkom arbeitet inzwischen jeder Zweite (49%) ganz oder zumindest teilweise im Homeoffice. Grund genug um uns zu Fragen: wie gelingt eigentlich ein gutes remote Management? In unserem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie und Ihr Team diese Herausforderungen meistern.

 

Im Liquam Blogcast stellen wir unsere Blogbeiträge als vertonte Fassung „to-go“ zur Verfügung. Der Blogcast ist verfügbar bei: SoundcloudiTunes und Spotify.


Digitalisierung und digitaler Wandel – zwei Begriffe die auch schon vor der Pandemie in aller Munde waren. Doch erst in der Krise sahen sich viele Unternehmen gezwungen zu handeln. Digitale Technologien als Schlüssel zur Arbeitsfähigkeit – das wurde an mancher Stelle zunächst aufgeschoben. Dort wo der Begriff Homeoffice für viele Mitarbeiter noch ein Privileg war, dort ist es heute inzwischen Alltag für eine Vielzahl von Kollegen und Kolleginnen. Dort, wo noch die notwendige Hardware gefehlt hat, wurden neue Laptops angeschafft und die Mitarbeiter mit dem passenden Equipment ausgestattet. Aber reicht das für ein erfolgreiches Arbeiten außerhalb der Betriebsstätte?

 

Herausforderungen für Führungskräfte

Und plötzlich ist nichts mehr wie es war. Das gewohnte Arbeitsumfeld, die Nähe zum Team, informelle Gespräche oder das gemeinsame Mittagessen – all dies fällt mit der Umstellung aufs Homeoffice auf einmal weg. Die gesamte Zusammenarbeit innerhalb des Teams muss neu organisiert werden. Eine neue Form der Kollaboration muss sich entwickeln. Innovative Technologien und digitale Tools können unterstützend eingesetzt werden. Wichtiger ist jedoch, neue Routinen zu entwickeln und diese innerhalb des Teams abzustimmen. Es gibt kein Patentrezept – jedes Team muss abhängig von seinen Bedürfnissen herausfinden, welche Lösung passend ist. Ein Prozess, der durchaus etwas Geduld erfordert.

 

Führungskräfte können Ihre Prozesse nicht eins zu eins auf die digitale Arbeitsweise übertragen. Für den digitalen Raum müssen Anpassungen vorgenommen werden. Aber der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Wie schaffen es Führungskräfte, ihren Mitarbeitern in der Krise die nötige Sicherheit zu vermitteln und gleichzeitig eine, teils radikale, Veränderung der Arbeitsweise durchzusetzen? Kommunikation und der Aufbau bzw. der Erhalt von Vertrauen ist dabei elementar wichtig. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern. Nehmen Sie sich Zeit für Einzel- oder Gruppengespräche. Das funktioniert auch virtuell. Etablieren Sie feste Termine, zu denen Sie sich austauschen könnten. So verhindern Sie zudem eine soziale Isolation Ihrer Mitarbeiter. Finden Sie heraus, wie Sie Ihre Mitarbeiter in der ungewohnten Situation unterstützen können.

 

Mitarbeiter müssen sich darüber hinaus, vermutlich mehr als zuvor, selbst organisieren. Es ist an der Führungskraft, die Selbstorganisation der Mitarbeiter zu fördern. Die Vereinbarung von Zielen, gemeinsame Reflexion und die stetige Anpassung von Teamprozessen können zur Förderung eingesetzt werden. Auch ein gut eingespieltes Team, dass zuvor zuverlässig und selbstorganisiert gearbeitet hat, kann durch die plötzliche Umstellung auf Unterstützung durch die Führungskraft angewiesen sein.

 

Neue Regeln der Kommunikation

Virtuelle Kommunikation folgt ganz eigenen Regeln. Mal eben dem Kollegen etwas über den Tisch rufen, kurz einige Punkte mit der Teamleitung nebenan besprechen, ein aufmunterndes Gespräch mit der Kollegin am Kaffeeautomaten – all das lässt sich nicht auf den virtuellen Raum übertragen. Oder doch? Für die virtuelle Kommunikation sollten im Unternehmen eigene Regeln aufgestellt werden. Die Netiquette kennen wir bereits aus den sozialen Medien und können diese nach unseren eigenen Bedürfnissen und Anforderungen auf unser Unternehmen übertragen. Denn wie schon Paul Watzlawick gesagt hat: „Man kann nicht nicht kommunizieren“. Und das kann ohne Spielregeln schnell zu Missverständnissen führen. Hilfreich ist in jedem Fall, die Kamera bei Webmeetings einzuschalten. So können Sie die Mimik und Gestik Ihres Gesprächspartners sehen und Missverständnissen vorbeugen.

 

Chat, Web-Meeting oder E-Mail? Auch ein Überangebot an Kommunikationsmedien kann zu Missverständnissen, Frust oder sogar dem Verlust von Informationen führen. Einigen Sie sich innerhalb des Teams, wofür Sie welche Kanäle nutzen möchten.

 

Für virtuelle Meetings gilt genauso wie für Präsenzveranstaltung: Was von langer Hand vorbereitet, wird kurzerhand erledigt. Bereiten Sie Web-Meetings daher gut vor. Erstellen Sie eine Agenda, die für die Teilnehmer einsehbar ist und lassen Sie die Ideen und Anliegen Ihrer Mitarbeiter mit einfließen. Nach einer virtuellen Besprechung können Protokolle und Mitschriften geteilt werden. So können Informationen nicht nur unter den Teilnehmern geteilt werden, sondern auch diejenigen eingebunden werden, die bei dem Meeting nicht dabei waren. Die Rollen für Moderation und Protokollführung verteilen Sie im Vorfeld.

 

Kannst du mich hören? Nicht nur Digitalberater tun sich manchmal schwer mit der Technik. (Hören Sie dazu gerne mal in die Episode #25 des 25R Digitalsierungs Crunch). Technische Herausforderungen und unvorhergesehene Pannen passierten schon den Besten. Planen Sie deshalb vor dem Meeting ausreichend Zeit für die Einrichtung ihres Webmeetings mit ein.

 

Wer macht eigentlich was -  und wann?

Elementare Aufgaben einer Führungskraft, wie zum Beispiel das Vereinbaren von Zielen, Aufgabenkoordination oder das Organisieren von Meeting verlagern sich zunehmend auf die Mitarbeiter. Sorgen Sie als Führungskraft gemeinsam mit ihren Mitarbeitern für Transparenz, um die Motivation und das Vertrauen aufrecht zu erhalten. Fällt die informelle Kommunikation weg, sollten Informationen schriftlich festgehalten werden. Egal ob Excel-Liste oder digitales Taskboard – ein Teamübergreifender Informationsaustausch zu Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fristen muss sichergestellt sein. Die Verantwortung hierfür liegt bei den Führungskräften. Sorgen Sie zudem dafür, dass die festgelegten Ziele für die einzelnen Mitarbeiter nachvollziehbar sind. So erhalten Sie die Motivation ihrer Teammitglieder.

 

Fazit

Remote Management stellt uns nicht nur vor neue Herausforderungen. Es gibt uns auch die Chance, unsere Arbeitsgewohnheit, unseren Führungsstil und die bestehenden Prozesse zu hinterfragen und grundlegend zu verbessern. Wir haben jetzt die Möglichkeit, unsere digitale Zukunft proaktiv zu gestalten. Nehmen Sie die Herausforderung an, sammeln Sie sich und starten Sie mit Ihrem Team durch. Nutzen Sie digitale Tools zur Organisation und Kommunikation mit Ihrem Team. Vergessen Sie dabei aber nicht den Menschen hinter dem Bildschirm.

 

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